Le travail d’une secrétaire administrative consiste d’une manière générale à accompagner une personne à qui elle doit un service particulier d’appui dans tous les protocoles et procédures administratives. Il peut s’agir d’un directeur, donc c’est un poste de secrétaire de direction. Il peut également s’agir d’un comptable, donc c’est un poste de secrétaire-comptable… Du point de vue social, la secrétaire administrative assure une fonction essentielle vis-à-vis de son supérieur hiérarchique. Il s’agit d’une fonction que nous rencontrons tant dans le secteur privé qu’étatique.

 

 

 

 

1. Les attributions majeures de la secrétaire administrative

La secrétaire administrative est chargée de veiller au traitement régulier des divers documents administratifs tels que la correspondance ainsi qu’à l’assurance du rangement et de l’archivage des papiers. Par ailleurs, le secrétariat administratif consiste également à réaliser toutes les étapes à franchir au sein des différents organismes aussi bien étatiques que privés comme les PME-PMI, les services d’assurance, les centres fiscaux ou les caisses sociales de retraite. Ainsi, la secrétaire administrative s’occupe des formalités relatives à la déclaration des bases imposables de l’administration. Elle peut être chargée des opérations d’acquittement des charges financières relatives à la sécurité sociale ou à la mutuelle.

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En outre, le rôle de secrétaire est de faire tout le planning de son client. L’organisation des prises de rendez-vous d’affaires de son employeur avec les partenaires et les collaborateurs de celui-ci. Et en plus d’être au standard téléphonique, la secrétaire de direction assure également l’accueil physique des clients. Dans l’hypothèse de l’assistanat en ligne, l’assistante de gestion peut être tenue d’assurer des missions dans divers domaines : immobilier, c’est-à-dire gestion de quelques biens mis en location par son client. Dans le domaine médical, la secrétaire médicale assurera les missions y afférentes.

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Par contre, toujours dans le cadre du secrétariat en ligne, dans le cas où il s’agit d’un client employeur, l’assistante peut être chargée de la gestion à distance du personnel par le biais d’un accompagnement à domicile. De plus, la secrétaire administrative prépare le budget de son client, et si nécessaire, effectue des propositions et lui informe des points qui lui semblent être avantageux et profitables.

 

 

 

2. Comment savoir le profil idéal ?

Comme toute profession, le secrétariat administratif exige certaines qualités et/ou quelques expériences suffisamment larges. Ainsi, les candidats doivent avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique.

Pour assurer le bon fonctionnement des tâches de secrétariat, il faut approuver une bonne aisance aux outils de bureau et à l’usage des logiciels de composition de textes et de tableaux professionnels (Word, Excel et PowerPoint). Il faut dire qu’une secrétaire bureautique doit être méthodique pour assurer les services administratifs (prise de rendez-vous, accueil physique et téléphonique…).

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Par ailleurs, le travail de secrétariat doit avoir de bonnes qualités relationnelles : le sens de l’accueil, de l’écoute et une bonne connaissance en matière de prise de notes. Une expérience en dactylographie sera donc un surplus. L’essentiel, c’est de veiller au soin de l’orthographe aux fins d’assurer une rédaction de qualité.

En outre, une secrétaire administrative doit avoir le sens de la discipline et notamment d’organisation et de relations. Ensuite, il faut être efficace en travaux de synthèse. Enfin, le métier d’une secrétaire administrative est strictement basé sur le principe de la loyauté et du secret professionnel. Bref, il faut un caractère polyvalent pour être en mesure d’assurer les fonctions d’une secrétaire administrative.

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3. Qu’en est-il de la formation ?

Qui dit formation dit diplôme ou certificat permettant d’attester que vous avez bien la qualité requise pour le poste d’assistante administrative. Alors, vous allez présenter quelques un des titres ainsi énumérés ci-dessous, et ce en fonction du type de la qualification de la formation de votre région :

  • Brevet de Technicien Supérieur en Gestion ou en Secrétariat,
  • Baccalauréat professionnel en Gestion,
  • Diplôme en secrétariat comptable,
  • Diplôme en secrétariat assistant,
  • Brevet professionnel,
  • Diplôme en assistance comptable et en assistance administrative,
  • Diplôme ou certificat d’agent administratif.

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4. Quelques conseils pour les débutants

Importe peu que vous soyez débutant en secrétariat administratif, essayez de vous entraîner. C’est la façon la plus efficace de maîtriser le plus rapide possible un domaine professionnel que vous venez d’intégrer. Par exemple, vous allez commencer dès maintenant à envoyer des mails, des correspondances et des courriers.

Par ailleurs, maîtrisez également la technique du bouche-à-oreille (la discrétion). Conceptualisez des types d’affichage d’annonces. Certes, à la base, les tâches d’une assistante administrative se résument en la divulgation des informations pertinentes émises par l’employeur et destinées à tous les salariés dans l’entreprise.

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5. La rémunération

Le salaire d’une secrétaire administrative varie en fonction de plusieurs paramètres tels que la carrure de l’entreprise elle-même. En moyenne, le montant salarial brut d’une assistante administrative est compris entre les 20 000 et 30 000 euros par an ; une rémunération qui est passible de s’accroître au fur et à mesure du développement de votre expérience. Travailler en tant que secrétaire administrative présente aussi bien des avantages que des inconvénients.

D’une part, ce poste s’avère intéressant du fait de sa nature à vous offrir une opportunité de vous faire évoluer dans le monde professionnel ; mais également en raison de sa caractéristique enrichissante. Cependant, avec le rythme de travail non constant, vous risquez d’un côté de vous exposer au stress permanent. De plus, vous devez passer avant tout à un échelon salarial de base au moment de votre première adhésion.

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6. Les contraintes

Autant vous le dire tout de suite, le travail d’une secrétaire administrative est soumis à diverses formes de contraintes. En effet, certaines sont liées à votre santé. Par exemple, vous devez vous accoutumer à la luminosité de l’écran de votre ordinateur et qu’en conséquence, vos yeux seront affectés. Vous devez aussi vous adapter à certains moments au cours desquels vous allez manutentionner des équipements lourds ou fournitures utiles à la réalisation des tâches. Par conséquent, vous serez amenée à vous exposer quotidiennement à des substances toxiques contenues dans les encres des imprimantes.

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7. Sachez prévoir le risque

En fonction de l’état des lieux de votre environnement de travail, osez prendre des décisions tendant à écarter tout ce qui peut engendrer des effets néfastes sur votre santé. Pour ce faire, trouvez des moyens de régulation de la température interne de votre espace de travail. Ensuite, ajustez l’ambiance de l’éclairage de votre bureau plus conformément au bien-être de vos yeux. Enfin, aménagez votre bureau de façon à éviter tout ce qui semble trop encombrant.

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8. Les éventuelles entreprises recrutant des assistantes administratives

Nombreux sont les organismes qui lancent des appels à candidatures pour le poste d’assistante administrative. Parmi tant d’autres, nous pouvons citer les organismes du secteur public : les ministères, la mairie et les centres hospitaliers publics. Quant au sein du secteur privé, presque toutes entreprises commerciales sont à la recherche d’une assistante administrative. Maintenant, c’est à vous de jouer.

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