La gestion administrative est inhérente à toute entreprise PME-PMI. Ainsi l’assistanat de direction ou le poste d’assistante administrative sont bien prisés de nos jours. Pour pouvoir décrocher ce titre professionnel et mettre toutes les chances de votre côté, vous pouvez avoir recours à de nombreux outils tels que les formations. Le domaine de l’administration regorge de plusieurs opportunités comme devenir secrétaire de direction. Pour vous permettre d’acquérir les bases et même disposer des qualités requises, vous êtes invité à suivre une formation.

 

 

 

En quoi consiste le poste de secrétaire de direction ?

Le secrétaire de direction est la personne qui collabore directement avec le directeur d’une entreprise afin de l’assister dans la gestion de l’administration, de la communication interne, mais également l’organisation des relations client afin de lui faire gagner du temps.

 

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Il faut dire que les secrétaires de direction sont les moteurs d’une entreprise. Ils assurent, en effet, plusieurs tâches. Parmi elles, on retrouve :

  • la gestion des agendas. Cela consiste à organiser les rendez-vous du directeur. En cas de déplacements professionnels, les secrétaires de direction se chargent de faire le planning : réserver les hôtels, les transports, assurer l’organisation de réunion… En bref, toute la logistique nécessaire au bon déroulement du voyage d’affaires.
  • la prise en charge des courriers et des correspondances. En d’autres termes, le ou la secrétaire doit répondre et assurer la bonne réception des mails et courriers.
  • la gestion des appels téléphoniques ainsi que de l’accueil physique des collaborateurs ou clients.
  • la prise de notes des instructions ainsi que leur transmission auprès des collaborateurs. Les secrétaires se chargent donc de réunir toutes les informations, assurer le suivi des dossiers nécessaires pour la réalisation des tâches demandées, et produire des documents pour les hiérarchies.

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Toutes les informations officielles ou tous documents professionnels à transmettre que ce soit aux clients ou au personnel proviennent des secrétaires de direction.

Il est important de savoir que le secrétariat directionnel peut déboucher sur d’autres opportunités. Vous pouvez, en effet, travailler dans le domaine du juridique, des ressources humaines ou encore dans la gestion des PME. Si vous avez l’âme d’un entrepreneur, vous pourrez par la suite devenir un formateur indépendant.

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Les qualités nécessaires pour le poste de secrétaire de direction

Pour pouvoir assurer efficacement les tâches administratives d’un ou d’une secrétaire de direction, il est primordial d’acquérir certaines qualités et compétences. La première est la discrétion, car toutes les informations confidentielles et sensibles lui sont transmises. Vous devez donc être une personne de confiance.

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Si vous projetez de vous lancer dans ce domaine, vous devez avoir le sens du contact et du relationnel. Il est, en effet, important d’être à l’aise dans l’interaction avec les autres personnes avec de différentes personnalités. Vous devez également être empathique, car vous serez amené à calmer les angoisses des clients et parfois ceux des employés en difficulté. Toutes ces qualités relationnelles sont effectivement requises pour être adjoint de direction.

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À part les qualités interpersonnelles, vous devez acquérir certaines aptitudes techniques incluant l’organisation, l’utilisation des outils informatiques basiques tels que Word et Excel. Selon la taille de l’entreprise, vous devez savoir parler différentes langues étrangères. L’idéal est donc d’être bilingue ou trilingue et polyvalent.

 

 

Se former pour devenir secrétaire de direction

Vous ne possédez pas encore tous ces atouts pour devenir secrétaire de direction ? Sachez qu’il est possible de se former rapidement à distance après votre bachelor par exemple, pour acquérir les aspects que vous ne maitrisez pas. Une formation de secrétaire de direction vous permet effectivement d’avoir les connaissances théoriques nécessaires qui vous accompagneront dans votre vie active.

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Se former dans le domaine du secrétariat de direction vous donne l’opportunité d’optimiser vos qualités d’analyste, mais également votre faculté à communiquer avec les autres. Plusieurs outils et astuces vous seront délivrés pour vous permettre d’interagir avec de nombreuses personnes. Vous vous entrainerez également à avoir le sens de la diplomatie et de la compréhension.

Se former vous permettra également d’améliorer votre communication à l’écrit pour que les échanges par e-mails ou courriers soient courtois et professionnels. De plus, vous aurez la possibilité d’acquérir les bases des outils bureautiques tels que Word et Excel, ainsi que les bases de la comptabilité pour que vous puissiez interpréter correctement les données et évaluer s’il y a des problèmes potentiels.

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Vous apprendrez également des langues étrangères comme l’anglais courant pour optimiser votre chance d’intégrer le monde de l’administration. Vous serez ainsi une secrétaire polyvalente.

 

 

Les avantages de la formation à distance

Vous n’êtes pas encore décidé à vous lancer dans l’aventure ? Sachez que se former à distance pour devenir assistant de direction est très bénéfiques pour de nombreuses raisons.

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La possibilité d’apprendre à son rythme

L’apprentissage à distance vous permet d’étudier selon vos disponibilités et capacités. Si vous souhaitez intégrer rapidement le domaine du travail, optez pour des cours accélérés. Si vous voulez par contre prendre votre temps, vous êtes libre de le faire. Il faut dire que la formation à distance est idéale pour les personnes qui travaillent à plein temps et qui peuvent uniquement se focaliser sur les études après leur journée de travail.

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Le diplôme reconnu

Certains pensent que les diplômes et certificats délivrés dans le cadre d’une formation à distance ne sont pas reconnus. À partir d’aujourd’hui, sachez que les examens à faire en ligne doivent être validés par les institutions nationales de l’éducation.

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Les inconvénients de la formation à distance

Il faut toutefois prendre conscience que la formation à distance requiert de la discipline et de l’organisation pour arriver au bout de votre objectif. Faites donc en sorte d’établir un emploi du temps fixe qui convient à votre quotidien.

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Il se peut aussi que vous vous découragiez, car l’échange social avec les apprentis et les formateurs sont plus rares. En effet, il n’y a généralement pas de présence rassurante ou de soutien pédagogique qui vous booste en cas de difficultés, car la formation à distance requiert de la débrouillardise et beaucoup d’autonomie.

Se former à distance pour devenir assistante manager permet aux débutants d’acquérir rapidement les bases du secrétariat en ligne. Ceux qui sont déjà dans le domaine de l’administration ont, quant à eux, l’opportunité d’approfondir leur capacité pour bénéficier d’une promotion et d’une augmentation de salaire. Il ne faut donc pas hésiter à vous lancer dans l’apprentissage du secrétariat directionnel.